Pada ilmu akuntansi, account payable atau utang dagang adalah salah satu istilah yang sering didengar. Lantaran pos ini sangat mempengaruhi arus kas perusahaan ketika pembukuan keuangan. Oleh sebab itu, akuntan atau tim keuangan wajib memahami betul tentang utang dagang.
Lantas, apa yang dimaksud dengan utang dagang dan bagaimana prosesnya? Nah, kami akan membahas seputar utang dagang pada artikel ini, jadi baca sampai habis ya!
Definisi Utang Dagang
Utang dagang adalah salah satu istilah akuntansi yang menggambarkan kewajiban sebuah perusahaan untuk membayar supplier atau vendor. Tang dagang dapat dilihat di neraca keuangan (balance sheet) pada kewajiban lancar (current liabilities).
Jangka waktu pembayaran faktur tersebut umumnya mulai dari 15, 30, sampai 45 hari setelah perusahaan mendapatkan faktur. Keterlambatan pembayaran faktur akan mengakibatkan pembebanan biaya keterlambatan hingga pemutusan kerja sama bisnis dari supplier atau vendor.
Fungsi Account Payable
Account payable wajib untuk dicatat dan dimonitor oleh tim finance (keuangan). Sebab, akun ini akan menunjukan jumlah utang jangka pendek yang harus segera dilunasi. Apabila jumlahnya terus meningkat, berarti perusahaan banyak membeli kebutuhan operasional melalui kredit.
Begitu juga sebaliknya, jika jumlahnya menurun, artinya perusahaan telah melunasi kewajibannya lebih cepat daripada membeli barang atau jasa dengan kredit. Dengan begitu, apakah nilai utang dagang yang besar adalah hal yang buruk untuk perusahaan?
Jawabannya adalah tidak selalu, karena ada dua faktor lain yang menentukan apakah utang tersebut masih termasuk ideal atau tidak. Kedua faktor tersebut yakni besarnya account receivable (piutang usaha), serta fase dan sektor bisnis.
Contoh Utang Dagang
Salah satu contoh dari utang dagang adalah sebuah toko roti kue yang diberi tawaran 50 kg tepung terigu untuk stok. Pemasok tidak meminta pemilik usaha untuk membayar saat itu juga, tetapi memberi waktu 30 hari.
Namun, kurang dari 30 hari, stok 50 kg tepung terigu sudah habis. Nah, pemilik usaha dapat membayar utang kepada pemasok, serta mendapatkan keuntungan dari hasil penjualan.
Proses Utang Dagang
Setiap perusahaan mempunyai Standard Operating Procedure atau SOP-nya masing-masing, termasuk untuk proses utang datang. Meskipun begitu, ada proses yang umum dilakukan yakni:
-
Perusahaan Membuat Purchase Order (PO)
Nah, langkah yang pertama ini yaitu membuat purchase order. Umumnya, PO memuat sejumlah informasi, seperti produk yang dipesan perusahaan, jumlahnya, harga per unit, dan total pembelian.
-
Penerimaan Invoice atau Tagihan
Setelah mengirim produk yang dipesan, selanjutnya pihak ketiga akan mengirim tagihan berupa invoice. Pada invoice, terdapat informasi tentang detail pembelian, jumlah produk, harga per unit, total tagihan, waktu jatuh tempo pembayaran, dan lain-lain.
-
Pengecekan Detail Tagihan
Selanjutnya, perusahaan akan mengecek detail tagihan, apakah informasi pada detail tagihan sesuai dengan fakta. Selain itu, perusahaan juga memeriksa detail pembayaran, seperti rekening tujuan dan tanggal jatuh tempo.
Pada tahap ini, terdapat tiga dokumen yang harus dicek dengan cermat, yaitu:
- Purchase Order: produk yang dipesan perusahaan.
- Invoice: apa yang ditagih oleh pihak ketiga.
- Bukti penerimaan produk: produk yang diterima perusahaan
-
Pencatatan Bukti Transaksi dan Persetujuan
Jika tagihan telah terverifikasi, selanjutnya perusahaan akan mencatat dalam akun buku besar, serta menyimpan bukti transaksi. Pada proses ini, biasanya dibutuhkan persetujuan dari tim manajerial.
-
Pembayaran
Proses yang terakhir yaitu melakukan pembayaran. Pembayaran utang dagang atau account payable sebaiknya dilakukan sebelum atau saat tanggal jatuh tempo.
Intinya, kunci dari utang dagang adalah persyaratan pembayaran yang realistis dan adil bagi dua belah pihak. Jadi, jangan sampai mendapatkan deadline pembayaran yang memberatkan sebelum mendapatkan keuntungan. Sebab, kondisi tersebut menyebabkan arus kas negatif.